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Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur Betriebsprüfung mit Ihrer LaCash-Kassensoftware.
Bei einer Kassennachschau möchte der Prüfer i. d. R. Kassenumsatzdaten für einen bestimmten Zeitraum für Auswertungszwecke mitnehmen sowie verschiedene Protokolle ansehen. Sie finden alle entsprechenden Informationen und Exportmöglichkeiten im Menü
Büro -> Interne Kontrolle und Betriebsprüfung
Weisen Sie den Prüfer darauf hin, dass Ihre Kasse ein elektronisches Kassenbuch führt. Die entsprechenden Daten sind ebenfalls im Datenexport enthalten.
Halten Sie auch das LaCash-Handbuch sowie Ihre Verfahrensdokumentation zur Einsicht bereit.
Besprechen Sie das Vorgehen bei einer Kassennachschau mit Ihrem Steuerberater.
Die Kassendaten für den Prüfer können Sie im Menü
Büro -> Interne Kontrolle und Betriebsprüfung -> Daten für Betriebsprüfung bereitstellen
exportieren. Der Zeitraum ist frei wählbar.
Als Datenformate stehen je nach Anforderung des Prüfers folgende Formate zur Verfügung:
Für Zeiträume ab 2020 (mit TSE) wird der Prüfer i. d. R. DSFinV-K verlangen.
Bitte beachten Sie, dass sich das Format DSFinV-K seit Einführung mehrfach verändert hat. Stellen Sie vor dem Export sicher, dass Sie die aktuellste Version verwenden und laden ggf. ein Wartungsupdate herunter.
Die Verfahrensdokumentation Ihres Unternehmens beschreibt u. a. die internen Betriebsabläufe und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen. Diese Dokumentation erstellen Sie am besten im Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater oder einem darauf spezialisierten Unternehmensberater.
Alle die Kasse betreffenden Verfahren, Abläufe und Informationen, sind im aktuellen Systemhandbuch zur Ihrem Kassensystem beschrieben. Dieses ist Teil Ihrer Verfahrensdokumentation.
Speziell für die Jahrgänge 2015/2016 finden Sie ein ergänzendes Dokument im Download-Bereich auf unserer Webseite. Seit 2017 ist das Dokument im Handbuch integriert.
Als Basis für die Erstellung Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation empfehlen wir auch das entsprechende Dokument des Deutschen Fachverbandes für Kassen- und Abrechnungssysteme (DFKA).
Der Begriff "Programmierprotokoll" stammt aus der Welt der Registrierkassen. Der Prüfer meint damit i. d. R. die Neuerfassungen und Änderungen von Artikel-Stammdaten (insbesondere Preispflege) oder die Konfigurationsänderungen.
Sie finden beide Protokolle im Menü Büro -> Interne Kontrolle und Betriebsprüfung. Die Protokolle sind nach Zeitraum eingrenzbar und können bei Bedarf gedruckt werden.
Gemäß DSFinV-K kennzeichnet der Vorgangstyp „AVBelegabbruch“ alle Vorgänge, die nach Transaktionsbeginn
abgebrochen werden. Ein Belegabbruch entsteht, wenn ein neuer Bon angefangen, aber nicht durch eine Zahlung abgeschlossen wurde.
Beispiel: Ein Kunde fragt nach dem Preis eines Artikels. Der Kassierer scannt den Artikel, um den Preis zu erfahren und storniert die Zeile anschließend wieder. Hierbei entsteht ein Zeilenstorno und, sofern kein weiterer Artikel boniert wurde, ein Belegabbruch.
Gemäß Vorgabe der DSFinV-K werden Belegabbrüche als "Anderer Vorgang" über die TSE abgesichert und protokolliert.
Die Kassendaten für den Prüfer können Sie im Menü
Büro -> Interne Kontrolle und Betriebsprüfung -> DEP-Export
exportieren.
Gemäß RKSV sind zum Monats-/Jahreswechsel Abschlussbons zu erzeugen und aufzubewahren. Diese Bons werden von der Kasse automatisch nach einem Monatswechsel erzeugt, sobald die erste Buchung im neuen Monat vorgenommen wird. Sie finden die Bons dann in der Bon-Historie und können diese dort über den Button "Bonkopie" ausdrucken.
Für die Erstellung des Beleges muss mindestens eine Buchung im Monat gemacht werden. Sollten Sie, z.B. aufgrund von Saisongeschäft, einen Monat ohne Verkäufe haben, so erstellen Sie manuell einen Nullbeleg, indem Sie eine Position mit 0 Euro buchen.
Gehen Sie einfach in die Kasse und tippen auf BAR ohne vorher Positionen zu erfassen. Schließen Sie den 0-Euro-Beleg ab und schon haben Sie einen Nullbeleg.